Offre d’emploi : L’OMS recrute un Assistant Achat H/F

Assistante Achats – ( 2403615 )

Note : G7

Arrangement contractuel : Engagement à durée déterminée

Durée du contrat (années, mois, jours) : 1 an

Offre d’emploi

: 3 mai 2024, 03:58:11

Date de clôture

: 17 mai 2024, 14:59:00

Emplacement principal

: Sénégal-Dakar

Organisation

: AF_SEN Sénégal

Calendrier

: À temps plein

AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des candidatures indiquée ci-dessus reflète les paramètres système de votre appareil personnel. 

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Des unités d’appui administratif aux pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle pour fournir un appui aux responsables de service et aux membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du Système mondial de gestion (GSM) et garantir le respect des politiques , procédures, règlements et règlements institutionnels sur toutes les questions et transactions administratives et financières dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION DES DEVOIRS

Sous la supervisiondu chargé des opérations, Le (la) titulaires’acquitte des fonctions ci-après :1.Assiste le Bureau pays dans l’élaboration des prévisions en approvisionnement du bureau sur la base du plan prévisionnel d’approvisionnement. 2 Appui dans la mise en œuvre des activités liées à l’approvisionnement, et peut participer en lieu et place du superviseur à des rencontres avec les fournisseurs ou les différentes unités et programmes.3.Élaborer en rapport avec les Unités techniques concernées, les documents d’ appel d’offres de biens et services du bureau.4.Procéder à la publication des appels d’offres du bureau et au contact des fournisseurspour les appels d’offres restreintes. Après une sélection de marche, initie les correspondances aux fournisseurs ayant soumissionnes aussi bien lesfournisseurs sélectionnés que ceux non sélectionnés. 6.Traite les demandes d’analyse des couts pour les achats d’articles et de services hors catalogue. Si les demandes de prix des articles ne sont pas disponibles, ousi les demandes d’articles ne sont pas dans le catalogue disponible dans le GSM, le demandeur initie une demande d’estimation de couts à travers le GSM et l’Assistant accorde toute attention au gestionnaire et assiste dans leprocessus (RPE : Request for Price Estimate) ainsi qu’il suit:Enregistrer dans le système tous les articles et services qui ne sont pas dans le catalogue pour une estimation des couts; Assiste le Manager aidentifier des fournisseurs pour les biens et/ou services demandes en s’assurant que tous les détails sont disponibles pour l’enregistrement dans leGSM. Pour les demandes de service, les pro formas sont demandées en tenantcompte des détails requis au service, du budget et des dates de livraison.7.Initieles réquisitions dans le système (GSM)8.Assure le suivi de toutes les demandes soumises et approuvées dans le systeme.9.Effectue les révisionsrequises sur les transactions et ou réquisitions dans le GSM10.Initie et met ajour les demandes pour approvisionnement en biens et services; 11.Assiste le bureau pays, dans le choix, la justification pour l’acceptation de l’offre qui n’est pas la plus économique. 12.En cas de demande de service externe, l’Assistant Procurement appui les Managers dans l’évaluation de la demande, sur la base des politiques de l’OMS.13.Accuse réception des paiements des biens et services dans le GSM.14.Fais le suivi avec l’Unité des Finances pour le règlement des factures des fournisseurs.15.Tient correctement à jour les registres et archives de tous les achats du bureau.16.Gere le processus de création des fournisseurs et assure l’évaluation trimestrielle et annuelle des fournisseurs17 .Produit les statistiques des achats des biens et services du bureau de manière trimestrielle; produit le rapport annuel sur les achats de biens et services 18.Le titulaire du poste servira de back uppour les autres membres de l’équipe dans des postes similaires ou non ausein du bureau

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Avoir un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalaureat) suivi d’une formation en approvisionnement, Administration commerciale, logistique, ou un domaine lie aux achats
Souhaitable : Bachelor en approvisionnement, Administration ou en gestion ou un domaine lie aux achats

Expérience

Essentiel : Au moins dix (10) années d’expérience progressive et pertinente dans le domaine des services d’achat et des services au sein d’une institution publique ou privée reconnue
Souhaitable : Expérience dans des postes d’appui administratif similaire ou dans le suivi des Les approvisionnements au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies sont un atout. -Une expérience à l’utilisation des systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à un ERP est un atout.

Compétences

Connaissance des processus d’approvisionnement, des systèmes, des règles et règlements administratifs; Connaissance de l’utilisation de feuilles de calcul et déprogiciels de base de données. Capacite a bien travailler sous pression et arespecter les echeanciers; Capacité d’administrer, d’exécuter desprocessus administratifs et des transactions; de faire preuve de maîtrise et d’actualiser sesconnaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de bureau. Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle et à traiter un grand volume de travail. Capacité à se tenir au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règlements et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l’OMS, pour etreen mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel

Compétences de l’OMS

Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communication
Produire des résultats
Assurer l’utilisation efficace des ressources

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Connaissance approfondie du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais.

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des Services généraux une rémunération attractive qui, pour le poste ci-dessus, comprend un salaire de base annuel net commençant à 17 327 000 XOF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congés annuels.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Cet avis de vacance pourra être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau
• Seuls les candidats sérieusement considérés seront contactés.
• Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de sélection.
• Dans le cas où votre candidature serait retenue pour un entretien, il vous sera demandé de fournir, au préalable, une copie scannée du(des) diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.
• Selon l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale lors de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.
• Toute nomination/prolongation d’engagement est soumise au Statut, au Règlement et au Manuel du personnel de l’OMS.
• L’OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel sans distinction de statut de handicap, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de langue, de race, d’état civil, d’origine religieuse, culturelle, ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.
• L’OMS s’engage à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants d’États membres non représentés et sous-représentés ( https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion ) sont fortement encouragés à postuler.
• Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour permettre leur participation au processus de recrutement. Les demandes d’aménagement raisonnable doivent être envoyées par courrier électronique à l’ adresse raisonnableaccommodation@who.int .
• Un dossier impeccable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles est essentiel. L’OMS est fière de disposer d’un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS .
• L’OMS a une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels (EAS), du harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs (c’est-à-dire discrimination, abus d’autorité et harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou suspecté d’exploitation sexuelle, de harcèlement sexuel et d’autres types de conduite abusive. Pour garantir que les personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation sexuelle, de harcèlement sexuel ou d’autres types de conduite abusive ne soient pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
• L’OMS offre un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.
• Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez visiter : http://www.who.int.
• L’OMS offre également un large éventail d’avantages au personnel, notamment un congé parental et des modalités de travail flexibles et attractives, pour contribuer à promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.
• L’âge légal de la retraite pour les engagements du personnel est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer le mandat seront normalement pris en considération.
• Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont conditionnés à ce que les membres du personnel confirment qu’ils sont vaccinés comme l’exige l’OMS avant d’entreprendre une mission à l’OMS, sauf lorsqu’un problème de santé ne permet pas une telle vaccination, comme certifié par les Services de santé et de bien-être du personnel de l’OMS (SHW). ). Il sera demandé au candidat retenu de fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie du carnet de vaccination mis à jour doit être partagée avec le service médical de l’OMS dans le cadre du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour entrer ou sortir. Par exemple, une preuve/certification officielle de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Des recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site Web de l’OMS sur les voyages internationaux et sur la santé et le bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à shws@who.int .
• Ce poste fait l’objet d’un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de déplacement locale du lieu d’affectation.
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