Offre d’emploi: ONU-UNDP recrute au Sénégal – Niveau BAC

Sous la supervision générale de l’Assistant de programme de pays du FIDA, l’assistant (e) administratif (ve) assure la direction de l’exécution des services administratifs et logistiques fournis au FIDA, garantissant leur efficacité. À cette fin, l’assistant (e) administratif (ve) sous la supervision de l’Assistante de Programme de pays assure la liaison entre les opérations du PNUD, le système de développement des Nations Unies et le bureau du FIDA.

• Devoirs et Responsabilités

Fonctions /Principaux Résultats Attendus :

Résumé Des Fonctions Clés
Assurer un soutien administratif efficace et la maintenance des locaux et des actifs du hub;
Gérer les services de réception;
Assurer la fourniture de services logistiques;

(Si les locaux sont partagés) Assurer la bonne organisation des services.
Assurer un soutien administratif efficace et un bon entretien des locaux et des biens du bureau, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:

Gestion appropriée des actifs et des installations du bureau;
Préparation et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire périodiques;

Préparer les bons de réquisitions internes et externes, les bons de commande pour le matériel aussi bien à acheter localement qu’à commander par le biais du siège, tout en veillant à la conformité de la procédure d’achat aux règles et règlements des Nations Unies;
Coordination de la disponibilité de fournitures de bureau fiables et de qualité;

Soutenir les envois et le dédouanement, exonérations fiscales;
Supervision des services de nettoyage, gardiennage et de jardinage;
Assurer la réception des factures de télécommunication, gardiennage, jardinage, nettoyage, etc;

Veiller à la Maintenance Entretien régulier du véhicule et assurance;
Aide à la vérification et à la certification de la journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule;
Assiste dans la préparation des voyages, du recrutement des consultants et rapports de dépenses des voyages.

Assurer un appui administratif efficace et un bon entretien des locaux et des biens du bureau, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants:

Gestion appropriée des actifs et des installations du bureau;
Coordination accueil et orientation des visiteurs;

Coordination de la fourniture de fournitures de bureau fiables et de qualité;

Soutenir les envois et le dédouanement, exonérations fiscales;
Supervision des services de nettoyage, de gardiennage et de jardinage;
Suivre la Maintenance/Entretien régulier du véhicule et assurance;
Aide à la vérification et à la certification de la journalisation quotidienne du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule.

(Si les locaux sont partagés) Assure la bonne organisation des services communs axée sur la réalisation des résultats suivants:
Assistance pour une organisation et une gestion correctes des services communs (factures de services publics, maintenance des locaux).
Impact des Resultats

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité de l’unité. Une analyse et une présentation précises des informations, ainsi qu’un travail minutieusement documenté et approfondi renforcent les capacités du bureau et facilitent les actions ultérieures du superviseur. L’initiative du titulaire est déterminante pour les résultats des travaux et pour sa finalisation en temps voulu.

• Competences

Compétences et Facteurs clés de succès

Competences Fonctionnelles
Pensée stratégique et développement organisationnel: influence personnelle (niveau 1).
Faire preuve de leadership: leadership personnel et attitude vis-à-vis du changement (niveau 1).
Focalisation sur les clients: Focalisation sur les clients (niveau 1).
Résolution de problèmes et prise de décision: démontre une capacité saine de résolution de problèmes et de prise de décision (niveau 1).
Gestion du temps, des ressources et de l’information: gère son temps, ses informations et ses ressources de manière efficace (niveau 1).
Travail d’équipe: contribue efficacement à l’équipe (niveau 1).
Communiquer et négocier: Communiquer efficacement: crée une compréhension entre soi et les autres (niveau 1).
Établir des relations et des partenariats: Établir et entretenir des relations de travail efficaces (niveau 1).
Technique / fonctionnel
Formation et expérience dans l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels tels que SharePoint; connaissance des systèmes d’information de gestion intégrés serait un atout;
Connaissance des politiques et procédures administratives des NU;
Compétences et capacités organisationnelles, de planification et de hiérarchisation;
Capacité à traiter avec patience et tact avec les visiteurs;
Sens de l’initiative et bon jugement;
Capacité à travailler efficacement avec des personnes de nationalités et de cultures différentes;
Capacité à travailler en équipe pour atteindre des objectifs coBuilding Strategic Partnerships.

• Education
• Compétences et expériences requises

Etre titulaire du baccalauréat. Un diplôme universitaire en gestion; en Administration, en sciences sociales et autres domaines semblables souhaitable.

Expérience
Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de la gestion administrative, une expérience dans le système des Nations Unies serait un atout;
Forte motivation, capacité d’anticipation et de prise d’initiatives;
Excellente capacité d’organisation;
Etre capable de travailler en équipe dans un milieu multiculturel;
Excellent sens des relations humaines.
Très bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Power Point).

Langues
Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.
Savoir communiquer oralement et par écrit.
Niveau hiérarchique
Premier emploi

Secteur
Technologies et services de l’information Gestion des associations et fondations Services financiers

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