Gestionnaire logistique et achats / Chargé transport et gestion flotte (H/F)
Notre client exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, notre client fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, notre client gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.
Contexte
Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, notre client cherche une personne qui sera Chargée de la flotte pour rejoindre le service logistique afin d’accompagner la représentation et les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.
Description de la fonction
Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur logistique, et en étroite collaboration avec les gestionnaires achats et logistiques impliqués dans la mise en œuvre des projets, le/la gestionnaire logistique assurera le respect et la mise en œuvre de la politique de transport et gestion du charroi définie par la direction. Il/elle est gestionnaire des moyens mis à sa disposition, animateur de son réseau de transporteurs, fournisseurs et/ou sous-traitants. Il/elle est responsable de la maîtrise des coûts de transport, du suivi de la qualité des prestations et de la performance des prestataires et fournisseurs. Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités listés ci-dessus, le/la gestionnaire logistique aura les responsabilités spécifiques suivantes :
Domaine de résultat 1 : Responsable de la gestion des véhicules des projets et de la Représentation
- Planifier et organiser le transport des personnes et des biens ;
- Assurer le suivi de l’approvisionnement en carburant des véhicules des projets ;
- Assurer le suivi des consommations du carburant ;
- Programmer (avec le chef charroi) l’entretien des véhicules des projets ;
- Assurer le suivi des réparations à effectuer sur les véhicules ;
- Assurer le suivi de l’assurance des véhicules des programmes ;
- Assurer la supervision du travail et du bien-être des chauffeurs ;
- Assurer la bonne prise de décision et communication adéquate en cas de crise (accident de la route ou autre);
- Mettre à jour le fichier de suivi réparation véhicule ;
Domaine de résultat 2 : Pilotage de l’activité transport, des opérations de réparation des véhicules
- Mettre en place, suivre et analyser les indicateurs d’activité et de performance (transporteur et garagiste) ;
- Mesurer les écarts des coûts et proposer des recommandations ;
- Effectuer le reporting financier lié aux réparations véhicules ;
- Gérer la relation client en cas de dysfonctionnement et proposer des actions correctrices ;
- Point focal entre les différentes agences de location de voiture et agences de voyages ;
- Mettre en place, suivre et analyser les indicateurs de performance environnementale dans l’utilisation de la flotte des projets et de la représentation ;
Domaine de résultat 3 : Management et gestion des ressources humaines
- Encadrer, conseiller et accompagner les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes ;
- Dimensionner les équipes par rapport aux objectifs définis, coordonner leur travail et animer les réunions d’équipe ;
- Participer à la définition des besoins en formation ainsi qu’à l’évaluation de leurs performances individuelles ;
- S’assurer de la bonne compréhension et de l’application des obligations réglementaires et sécuritaire ;
Domaine de résultat 4 : Mise en œuvre et respect des normes qualité, sûreté et sécurité
- Garantit la mise en œuvre et le respect des normes qualité, sûreté et sécurité au sein de l’entreprise.
- Il/elle est garant de l’élaboration des budgets transports et assure un reporting d’activité détaillé (coûts, qualité de service) au Coordinateur Logistique
- Partage et analyse les informations opérationnelles ainsi que les indicateurs de performance de son activité et de ses prestataires
Connaissances et compétences requises
- Connaissance des procédures d’achat et des bases de la gestion des stocks ;
- Capacité à lire et à comprendre les spécifications techniques des matériaux ;
- Connaissance de base des normes de qualité et de sécurité ;
- Bonne connaissance des logiciels (MS Word, Excel) et capacité d’apprentissage ;
- Connaissances TIC (logiciel et matériel)
- Une connaissance de base des déclarations de transit / en douane et de la comptabilité est un atout.
- Expérience similaire auprès d’un bailleur de fonds, d’un Organisme de coopération bilatérale ou d’une ONG Internationale constitue un atout
- Bonne connaissance du français et de l’anglais
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