Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.
Vos missions d’Associé aux Achats H/F
Sous la supervision de la Spécialiste aux Achats, le titulaire du poste assumera les tâches et responsabilités suivantes:
Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Assurer la mise en œuvre des activités d’achats conformément aux règles, règlements et stratégies de SNOH
• Mettre en place un système de contrôle interne pour s’assurer que les bons de commande (POs sont dûment préparés, approuvés et expédiés
• Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés
• Appuyer la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement
• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement
• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles
Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
• Appuyer le superviseur dans la préparation des plans de passation des marchés
• Appuyer le superviseur dans le processus d’approvisionnement notamment, la préparation des documents de consultation (RFQ, ITB ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication
• Préparer les bons de commande et les contrats dans et hors de oneUnops, entrer les données sur les fournisseurs dans le système oneUnops
• Mettre à la disposition de SNOH les informations requises pour le recouvrement des coûts dans oneUnops pour les services d’approvisionnement
• Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs
• Tenir à jour une base de données détaillée de toutes les transactions (Sollicitations)
• Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d’offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS
• Participer à la préparation des plans d’achats de SNOH et suivre leur exécution
• Prendre des mesures correctives sur les PO (purchase order), vérifier les erreurs de budget et d’autres problèmes
• Participer à l’élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct
Fournir au SNOH un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
• Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d’approvisionnement
• Préparer des NTF ou autres documents de support quand c’est nécessaire
• Préparer des Memos pour revue sur demande
• Monitorer les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics
• Résoudre les problèmes post-commande relatifs à la préparation des rapports d’avancement sur les questions de passation des marchés
• Assurer la liaison entre le projet et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait
Assurer le partage des connaissances au sein du SNOH pour atteindre les résultats suivants:
• Synthèse de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d’achats
• Appui à la formation des équipes des bureaux/Projets
Profil du candidat
Formation
• Avoir au minimum un diplôme secondaire est exigé (Baccalauréat)
• Etre titulaire d’un diplôme supérieur équivalent à la Licence ou au Master en Administration, ou en gestion des achats, ou en logistique ou tout autre discipline similaire serait un atout.
Expérience professionnelle
• Avoir 6 ans d’expérience pertinente dans la gestion des achats est requis
• Une expérience pertinente dans le système des Nations Unies ou dans une organisation internationale est un avantage
• Une bonne expérience dans la planification et dans la gestion des marchés publics est un atout considérable
• De l’expérience en Achats dans les projets d’infrastructure est un atout
Compétences fonctionnelles
• Avoir de solides compétences informatiques et une connaissance de système ERP
• La capacité d’examiner des données, parfois d’une certaine complexité et d’identifier et résoudre les problèmes opérationnels
• Avoir une bonne connaissance des principes de passation des marchés publics est un atout
Liste détaillée des Compétences : cliquer ici:
Langue
La maîtrise parfaite du français est requise.
Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.
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