Le Groupe Eramet recrute un Assistant administratif & Voyage H/F -BAC +2- Diogo/Thiès

À propos de l’offre d’emploi

Le Groupe Eramet est le fruit du rapprochement progressif d’expertises minières, métallurgiques et industrielles. Près de 140 ans d’investissements, de transformations, d’innovations, qui font ce que nous sommes aujourd’hui : un acteur minier et métallurgique incontournable, pleinement engagé pour une industrie performante et durable.

Grande Côte Operations (GCO), filiale du groupe Eramet au Sénégal, évolue dans la valorisation, la production et l’expédition des sables minéralisés, et plus précisément l’Ilménite, du Zircon, du Rutile et du Leucoxène.

Notre ambition est d’assurer la durabilité de l’activité minière des sables minéralisés au Sénégal en nous appuyant sur des collaborateurs engagés, compétents, motivés et qui constituent pour nous la richesse de notre organisation.

C’est dans ce cadre que GCO recrute un (01) Assistant Administratif & Voyages (F/H) en CDI pour son département Administration RH, Rémunération et Avantages Sociaux.

A GCO/Eramet, chacun se mobilise pour laisser son Talent battre plus fort !

Contexte et missions du poste

L’assistant (e) administratif (ve) et voyage a pour mission d’assurer les activités d’organisation des déplacements internationaux et nationaux pour les visiteurs, les candidats et les salariés GCO. Il/elle assure l’intérim de la coordinatrice de voyage en cas d’absence de cette dernière. Il/elle assure également la gestion administrative lié au service de voyage pour la bonne organisation et satisfaction des clients internes.

Principales Responsabilités

Les principales responsabilités et activités pour le poste sont, sans toutefois s’y limiter :

Organisation administrative des déplacements

• Prendre en compte les demandes des voyages
• Préparer les documents administratifs pour les demandes de visa dans le pays et à l’étranger
• Tenir des registres précis de tous les passeports du personnel, des visas, des coordonnées privées et du profil de voyage.
• S’assurer du suivi des surcoûts engendrés
• Etablir un tableau de suivi des déplacements non effectués
• S’assurer de la réception des documents de voyages
• Assurer la réservation des chambres d’hôtel
• Réserver les hôtels proches de l’AIBD pour les vols de nuit (Air France – Iberia – Ethiopian Airlines …)
• Préparer les lettres d’invitation et d’hébergement.
• Maintenir et mettre à jour les profils pour les voyages d’affaires et les voyages des clients internes
• Classer les relevés de compte liés aux voyages
• Classer les factures avec les transactions de voyage authentiques
• Veiller aux respects des règles et sûreté
  

Soutien à la réalisation des déplacements

• Réaliser les formalités administratives
• Informer les voyageurs des consignes sanitaires s’il y en a
• Informer les voyageurs de tous les aléas en termes de sûreté
• Communiquer les retours d’expérience à propos des voyages, compagnies aériennes etc.
• Coordonner le transport des expatriés et des visiteurs – Arrivée et départs (Weekly planning)
• Informer la coordinatrice de voyage des situations de crise
• Soumettre les problèmes des voyageurs
• Faire un suivi des réservations à adapter
• Recenser les origines de disfonctionnement
• Etablir un tableau de suivi pour le recensement des litiges
  

Réaliser les missions d’accueil sur site

• Selon check-list s’assurer de la préparation logistique minimale pour l’accueil du voyageur
• Réaliser la réception du visiteur ou s’assurer de la bonne réception
  

Gestion de la facturation liée aux déplacements

• Rappeler les règles en matière de frais de déplacements
• S’assurer de la bonne application des tarifs
• Etablir des tableaux de suivi du budget
• Assurer le back-up de la coordinatrice voyages et réaliser une astreinte une semaine/ deux
  

Cette liste n’est pas exhaustive, d’autres missions peuvent être confiées, selon les besoins du service.

Indicateurs de performance (KPI)

• Niveau de service 100%
• Sécurité LTI : 00 Incident
• Présence de l’équipe : 100 % de conformité
• Formation : 100 % conformité
• Exécution des tâches quotidiennes : 100% conformité
• S’assurer que la quantité et la qualité du travail atteignent voire dépassent les objectifs convenus : 100 % de conformité
• Livraison de rapports quotidiens/hebdomadaires/rapports mensuels de routine : 100 % de conformité
• Atteindre des objectifs et les cibles énergétiques fixés dans le service/ département d’activité conformément à la revue énergétique.
• Adhérer à la politique, aux normes et aux procédures en matière d’énergie et d’environnement
• Soutenir une culture d’amélioration de la performance énergétique et environnementale
• Conformité aux compétences comportementales Manager@Eramet
  

Profil recherché

Le/la Candidat(e) Doit Avoir

• Diplôme : BAC+ 2 en gestion ou équivalent
• Expérience : Minimum 2 ans d’expérience dans un poste d’assistanat. Une expérience en agence de voyage, ou site touristique serait un atout.
• Capacité de rédaction et de synthèse
• Gestion de budget
• Gestion du planning de travail
• Maîtrise des outils informatiques, des logiciels de bureautiques
• Connaissances en techniques de négociation
• Bonne communication en français
• Maîtrise de l’anglais (Lu, écrit et parlé)
• Dynamisme
• Adaptabilité
• Planification – Anticipation
• Esprit d’initiative et force de proposition
• Sens de l’organisation
• Capacité à travailler sous pression
• Respect de la confidentialité
• Patience et courtoisie
  

Présent sur les cinq continents et regroupant plus de 70 nationalités, Eramet est par nature un groupe empreint de diversité. Convaincus que la diversité est un atout, nous nous engageons à accueillir tous les talents, quels que soient leur genre, leur handicap, leur âge, leur origine sociale ou culturelle. A tous, nous garantissons un accompagnement et des opportunités de développement tout au long de leur parcours professionnel.

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