Offre d’emploi : PATH recrute une Réceptionniste et assistante administrative – Dakar/Sénégal

PATH est une organisation mondiale à but non lucratif qui se consacre à la réalisation de l’équité en santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et une expertise en science, économie, technologie, plaidoyer et des dizaines d’autres spécialités, PATH développe et étend des solutions innovantes aux défis de santé les plus urgents au monde. 

PATH Sénégal travaille en partenariat avec le ministère de la Santé pour améliorer la santé de la population sénégalaise. Depuis 2001, PATH a collaboré avec des dirigeants gouvernementaux, des communautés, des agents de santé et d’autres parties prenantes pour identifier et déployer des approches innovantes pour lutter contre le paludisme et d’autres maladies infectieuses, renforcer les systèmes de santé, améliorer la santé reproductive et faire face à la menace croissante des maladies non transmissibles. maladies.

À l’avenir, PATH continuera d’étendre son travail et ses partenariats au Sénégal pour renforcer les systèmes de santé, améliorer les services et apporter des soins de haute qualité aux femmes, aux enfants et aux communautés.

PATH Sénégal recherche un réceptionniste et assistant administratif expérimenté et bilingue pour soutenir les activités du projet au Sénégal.

Responsabilités:

Bureau de l’administration

• Gérer l’accueil incluant les téléphones, les visiteurs, la réception et la distribution des colis et du courrier, et gérer les colis et courriers sortants (livraison locale en coordination avec les chauffeurs).
• Recueillir les factures des fournisseurs et les remettre à l’équipe financière
• Organiser toutes les réunions du personnel/déjeuner.
• Tenir à jour les listes de contacts des partenaires internes et externes, en garantissant des informations de contact exactes.
• Tenir un inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et lorsque les fournitures sont faibles ; aider à passer des commandes ou à effectuer des achats.
• Gérer l’allocation de café et de fournitures de bureau.
• Assistance dans la correspondance avec les partenaires et le ministère de la Santé.
• Petites tâches de traduction, gestion de tâches de traduction plus importantes en utilisant un ou plusieurs prestataires de services, copie et impression de documents selon les besoins.
• Gérer la réservation des salles de conférence et coordonner avec les équipes du programme pour le petit matériel
• Surveiller l’équipement de bureau en accord avec le responsable informatique (téléphones, photocopieurs, équipement de projection, imprimantes, etc.) et alerter le personnel approprié de tout problème.
• Sauvegarde des autres assistants du programme si nécessaire.

Support aux programmes pays, partenaire RH et Country Manager

• Gérer l’agenda du directeur pays.
• Organiser les réunions du Directeur Pays (réserver la salle et accueillir les visiteurs)
• Soutenir la planification et la préparation des réunions et des ateliers (logistique et préparation de la salle de réunion et des documents sur demande).
• Aider les programmes pays à préparer les avances budgétaires pour les ateliers et/ou les réunions.
• Fournir un soutien logistique aux programmes pays, au Country Manager, au Responsable Financier et aux RH pour voyager, y compris la demande de visa, préparer le RAT et le TER, demander les approbations au PADM, la réservation d’hôtel, les billets d’avion, etc….
• Organisation des voyages nationaux et internationaux des visiteurs du programme, y compris les vols, la réservation de chambres d’hôtel et la prise en charge à l’aéroport.
• Attribuez un numéro de voyage, complétez les RAT et traitez les avances de voyage.
• Compiler et traiter le ou les remboursements TER, et s’assurer que les pièces justificatives sont conformes à la réglementation et aux procédures de voyage PATH
• Soutenir les visiteurs du programme.

Activités financières

• Gérer la petite caisse et le réapprovisionnement.
• Soutenir les achats du bureau, y compris les demandes de devis et lancer la création de fournisseurs.

Installations

• Assister l’Administration du site (SADM) sur la gestion des utilités, notamment la maintenance (réparation électricité, services climatisation)
• Coordonner le travail des entreprises tierces dans nos locaux.
• Gérer les fournisseurs liés aux installations (demandes de devis…)

Profil requis

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Un minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire/ONG est préférable
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Capacité à travailler avec plusieurs équipes d’horizons divers
• La maîtrise de l’anglais et du français est obligatoire
• Compétences avancées de Microsoft Office
• Fortes capacités organisationnelles
• Proactif et adaptable aux priorités changeantes.

PATH se consacre à bâtir une main-d’œuvre inclusive où la diversité est valorisée.

PATH est un employeur garantissant l’égalité des chances. Chaque candidat qualifié sera considéré pour un emploi.

PATH ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, la caste, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, les informations génétiques, l’âge, l’origine nationale, l’état civil, le statut de handicap, l’idéologie politique, le statut d’ancien militaire ou d’ancien combattant protégé, ou toute autre caractéristique protégée. par la loi fédérale, étatique ou locale applicable.

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