PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Centre d’excellence de l’Union Internationale des Télécommunications (UIT) (2000) et de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (2005), membre du Conseil Africain et Malgache pour l’Enseignement Supérieur (2006), l’ESMT offre dans le cadre de sa mission de développement et de vulgarisation des Télécommunications/TIC en Afrique, des formations (initiale et continue) dans le domaine des Télécommunications /TIC, de l’Informatique et du Management…).

L’ESMT développe également des activités de Recherche-Innovation (R&I) au profit des acteurs du secteur des TIC.

Enfin, l’ESMT intervient dans l’expertise-conseil et l’accompagnement aux entreprises dans les secteurs des Télécommunications /TIC.

Pour soutenir l’ensemble des fonctions administratives, opérationnelles et logistiques relatives à l’enseignement, la formation et la recherche, l’ESMT cherche pour La Direction de l’Enseignement, de la Formation et de la Recherche, un (e) Secrétaire.

MISSIONS :

Sous la responsabilité directe du Directeur de l’Enseignement, de la Formation et de la Recherche (DEFR), le (la) Secrétaire, aura pour principales missions et activités.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES (RÉFÉRENTIEL POSTE)

MISSIONS :

• ASSURER LE SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT DE LA FORMATION ET DE LA RECHERCHE (DEFR).

• ASSURER LES FONCTIONS ADMINISTRATIVES ET LOGISTIQUES RELATIVES À L’ORGANISATION MATÉRIELLE DES FORMATIONS.

• ASSURER LES FONCTIONS ADMINISTRATIVES RELATIVES À LA GESTION OPÉRATIONNELLE DES FORMATIONS.

ACTIVITÉS :

1) GESTION DU SECRÉTARIAT DE LA DEFR

• ACCUEIL ET ORIENTATION DES VISITEURS.

• GESTION DE L’AGENDA DU DIRECTEUR.

• SUIVI DES INFORMATIONS (RAPPORTS, NOTES, COMPTES RENDUS, PROCÈS-VERBAUX…).

• Gestion des communications internes et externes.

• Préparation des réunions et entretiens ; rédaction et diffusion des PV et comptes rendus.

• Traitement du courrier ; tenue du classement ; archivage.

2) Gestion opérationnelle des formations (scolarité)

• Accompagner le Responsable du Département Scolarité, Stages et Placements (DSSP) dans la mise en œuvre des programmes de l’école.

• Enregistrer les demandes d’admission et les traiter.

• Contribuer à l’élaboration des tableaux de bord et des statistiques de formation.

• Établir des documents universitaires (attestations, cartes d’étudiant…).

• Traiter les évaluations et les fiches de temps.

3) Organisation matérielle des formations

• Assurer le suivi de la reprographie des documents et des supports de cours.

• Assurer la gestion des ressources matérielles de la DEFR et le suivi des demandes d’achat.

• Réaliser la réservation et la préparation des salles et des outils de présentation nécessaires aux réunions/activités.

4) Autres / amélioration continue

• Participer à la conception et à la mise à jour des formulaires ; formaliser les procédures, modes de travail et règles.

• Organiser les rendez-vous, réunions et événements (invitations, documents, relances, listes de présence).

• Faciliter la résolution de problèmes au sein de la DEFR et proposer des actions d’amélioration pertinentes.

• Effectuer toute autre tâche en rapport avec ses compétences ou avec le poste.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

• N+1 : Directeur de l’Enseignement de la Formation et de la Recherche (DEFR).

Qualités professionnelles attendues :

Discrétion ; organisation et méthode ; disponibilité ; esprit d’initiative ; facilité de communication ; réactivité et adaptation ; communication orale et écrite ; sens des relations humaines ; sécurité et économie.

RELATIONS FONCTIONNELLES :

Dans le cadre de cette mission, vous êtes amené à travailler en étroite collaboration avec les départements métiers et support de l’ESMT.

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Nature de la relation et Durée : contrat de travail CDD ou CDI ;
• Date de prise de poste souhaitée : courant avril 2026 ;
• Salaire selon la politique de l’Institution.

SPECIFICITES

• Enseignement des Télécommunications/TIC ;
• Travail dans un environnement multiculturel.

PROFIL ET COMPÉTENCES CLÉS

–     Diplôme : Titulaire d’un diplôme BAC +1 à BAC +2 en Secrétariat : DUT, BTS, DTS, Technicien de bureautique ;

–        Expérience : au moins 5 années d’expérience à un poste similaire ;

–        Organisation et Rigueur : Gestion de l’emploi du temps, des dossiers et de la logistique de l’établissement avec précision ;

–        Discrétion : Confidentialité totale sur les dossiers administratifs ;

–        Communication Excellente : Maîtrise de l’expression écrite et orale ;

–        Capacité d’adaptation : Réactivité face aux imprévus et gestion du stress, notamment en période de rentrée ou d’examens ;

–        Compétences relationnelles : Sens du service et diplomatie, servant d’interface entre la direction et la communauté éducative ;

–        Maîtrise bureautique : Utilisation experte du Pack Office et des logiciels de gestion scolaire ;

–        Sens de l’initiative : Capacité à anticiper les besoins et à assister efficacement le directeur.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Faire parvenir :

CV et Lettre de motivation

Les copies certifiées conformes de vos diplômes et attestations

Par courriel à recrutement@esmt.sn avec la mention « Secrétaire de Direction » dans l’objet du message.

Réception des candidatures : au plus tard le 22 mars 2026

Les candidatures ne remplissant pas les conditions de dépôt seront rejetées.

Plus d’infos : https://lnkd.in/dzmjY6AT